Gestores de granjas lecheras a menudo posponen las reuniones con el personal en aras de "hacer las cosas", sin embargo, a veces las reuniones formales con el personal son esenciales para comunicarse y resolver problemas.
Nadie quiere tener una reunión por tener una. Las reuniones son costosas ya que alejan a los empleados de completar sus tareas. Por lo tanto, cuando decidas tener una reunión con tus empleados en la granja, podría ser útil tener en cuenta algunas de las siguientes sugerencias.
OBJETIVO DESEADO Y ASISTENCIA
Primero, determina qué quieres lograr con esta reunión, también conocido como el "objetivo deseado". Por ejemplo, ¿es la explicación de un procedimiento actualizado, llevar a cabo una capacitación o hacer una lluvia de ideas para encontrar una solución a un problema que está ocurriendo en la granja?
A continuación, como gestor, necesitas determinar quién debe estar en la reunión. Esto puede ser complicado ya que las granjas y los empleados a menudo operan las 24 horas del día, los 365 días del año. Es posible que necesites llevar a cabo más de una reunión para lograr tu objetivo deseado o obtener aportes de todas las partes involucradas. También puedes considerar ofrecer compensación a los empleados por asistir a la reunión si la realizas durante su tiempo libre.
PREPARACIÓN Y ORGANIZACIÓN
Prepárate y organízate con anticipación. Esto aumentará tu eficiencia y también te ayudará a ser un gestor más efectivo. Publica o proporciona una agenda antes de la reunión para aquellos involucrados en ella, esto permitirá que tus empleados sepan qué se discutirá y qué se espera de ellos. También es justo informar a los empleados cuánto tiempo podría durar la reunión para que puedan planificar en consecuencia. Establece reglas básicas para la reunión, como el uso de teléfonos celulares, comida y bocadillos, junto con la gestión de la discusión y la participación de los empleados. Otra consideración podría ser la necesidad de un intérprete si existen barreras idiomáticas. Esto requerirá cierta planificación previa y programación, especialmente si debes recurrir a un servicio externo para ello. A continuación, puedes considerar escribir los puntos principales de la reunión en un flip chart para documentar y llamar la atención sobre ideas o tareas importantes.
Es extremadamente importante mantenerse enfocado y respetar el tiempo. Esto puede implicar volver a enfocar las conversaciones si es necesario y seguir la agenda establecida. Mantén la reunión breve y al grano. ¿Cuántas veces has asistido a una reunión y alguien llega tarde? Asegúrate de que tus empleados sepan a qué hora comenzará la reunión y luego asegúrate de comenzar a la hora indicada. No premies a los rezagados esperando a que todos lleguen o repitiendo lo que ya has cubierto. Esto aumentará la duración de la reunión y el tiempo que tu personal está alejado de sus actividades regulares.
MINUTAS DE LA REUNIÓN
Al igual que en cualquier otra reunión empresarial a la que asistas, se deben tomar minutas para tener un registro de lo que se presentó, los plazos, las tareas y las responsabilidades delegadas. Puede que no sea efectivo que intentes presentar y tomar notas durante la reunión. Utiliza al personal, un grabador de voz/vídeo u otro medio para mantener el flujo de la reunión y también para tomar notas. Estas minutas de la reunión deben distribuirse de manera oportuna a los asistentes, junto con la identificación de quién es responsable de dar seguimiento a las diferentes tareas.
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